Quelques remarques d'un trésorier

Forum dédié à BMS Comptes Bancaires 6.0, 6.1 et 6.5

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Tresorier
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Quelques remarques d'un trésorier

Message par Tresorier »

Bonjour à tous,
Je suis trésorier bénévole d'une association ( et également consultant informatique indépendant ) et , depuis deux ans, je recherche désespérement un logiciel de compta adapté, c'est à dire ni usine à gaz ni simpliste.
Au cours de mes navigations sur le web, aprés un bon nombre de tests et d'essais décevents , y compris des poids lourds, je découvre enfin BMS compta; j'installe donc le logiciel et commence à le tester. Début très encouragent, je pense enfin avoir trouver mon bonheur: prise en main excellente, présentation très claire.... Hélas, au fil des essais, je découvre des tas de choses qui ne vont pas. Je dois dire que j'utilise actuellement un logiciel de compta qui est fantastique, ( le meilleur de très loin de tous ceux que j'ai pu tester jusqu'a maintenant, et dont le module de rapports est sans équivalence - on peut TOUT faire ) mais qui a mahleureusement deux défauts cruciaux qui m'obligent à en changer : l'affichage de Revenus au lieu de Recettes ( pour une assoc, c'est pas indiqué) et une gestion de l'an 2000 boiteuse. Il s'agit de Quicken IV, logiciel d'avant 2000 qui a bien évolué depuis, mais qui n'est plus diffusé en France. Décu, me voilà reparti à la pêche sur www.bms-finances.com/ ou je découvre une société ouverte et réactive qui semble à l'écoute des utilisateurs avec son forum, ce qui est plutôt rare et mérite d'être souligné.
Aussi, je me permets d'apporter mes remarques, en espérant qu'elles seront prises d'effets dans la prochaine version en cours de développement.

Ameliorations particulierement importantes pour les associations
debut et fin de l'année comptable (beaucoup d'assoc ont un exercice decalé sur la période scolaire)
Ajouter Le filtre par rubrique dans l'affichage du livre de compte (quel oubli !! )
Le rapprochement n'est pas exploitable : le seul repére est le solde banque qui évolue à chaque pointage ( d'ailleur ce solde devrai être saisi manuellement à chaque rapprochement - c'est le solde du dernier relevé - et non pas calculé)
Avec la selection du filtre "Non pointés" dans la fenêtre du livre de comptes, il faudrait aussi pouvoir trier par date ou par n° de chéque avec les titres de colonnes ( avec 2 carnets de ch. sur des écritures non triées, pas facile à pointer)
il faudrai afficher les totaux dépenses et recettes filtrées et les totaux progressifs des operations affichées pointées,
ce qui permettrait une comparaison permanente avec le relevé (totaux débit et crédit) . De plus , pendant tous le processus de rapprochement , toutes les écritures pointées doivent rester visibles et non pas disparaitre de la vue dés qu'elles sont pointées comme c'est le cas actuellement ( une erreur de pointage est impossible à retrouver )
dans la fenetre livre de compte la colonne classe devrait être visible en permanence
Il faudrait pouvoir mémoriser un commentaire dans la liste déroulante pour pouvoir filtrer sur celui ci
pour une association TOUTES les écritures ET leurs répatitions , si il y en a, sont ventilées en rubriques ET en classe
La saisie du champ Classe doit donc être accessible dés la premiére fenêtre de l'écriture (les abréviations sont très pratiques)
Les champs de saisies pourraient être en combo box déroulantes, suffisament large pour voir la totalité, beaucoup + productives que des listes en fenêres

Mais c'est surtout les rapports que je trouve inexploitables
Les afficher en détail dans le volet droit avec petites icones seraient déjà + lisible
Ils presentent bien en général, mais à tous il manque quelque chose : les cumuls ou les écarts. à moins que ceux ci ne soient visibles qu'avec la licence ?
à quoi sert un rapport cumuls Dépences- Recettes sans l'écart entre les deux : excedent ou perte ?
à quoi sert un rapport livre de compte sans le cumul des dépenses et recettes : ? bien sur , on a la variation en + ou -, mais elle ne donne qu'un seul montant : perte ou excedent, il manque toujour les 2 autres.
Lorsque on utilise un filtre particulier, il n'apparait nulle part dans le rapport, pourquoi ne pas l'afficher en entête ? ce qui permettrait aussi de supprimer la colonne correspondante au filtre dans le rapport et le rendre + lisible ( cas du compte banquaire par ex.)
Il faut impérativement pouvoir rajouter un titre au rapport (ou un commentaire en entête . tous mes rapports de bilan d'animations ponctuelles sont filtrés sur un commentaire : c'est le moyen le plus simple , mais pour qu'il soit lisible , il doit être titré ex : Bilan Loto du 15/05/2006
Autre abérration : Extrait de compte détaillé : 3 pages pour 15 opérations, 10 lignes par chéque : difficile de faire +
Il manque également un tableau de bord croisé instantané avec le cumul annuel dépenses et recettes avec répartitions des classes en colonnes et des rubriques en ligne
( cette presentation tient sur une seule page paysage )
dans une association, il y a peu de classe - 6 dans mon cas - par contre 80 % des rubriques sont utilisées dans TOUTES les classes, ce qui dans la présentation actuelle necessiterait plusieur pages avec autant de répétition des lignes de rubrique pour chaque classe.
Je crois avoir fait le tour ( pour l'instant ) des "défauts" et tout compte fait, il n'y en a pas tant que ça . J'ai sans doute été un peu long, mais vu la position de l'équipe BMS, j'ai bon espoir et suis tout disposé à continuer le dialogue , je suis sûr que beaucoup d'associations et de particuliers adopterons ce logiciel qui est remarquable et plein de très bonnes idées.
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Message par Support Technique »

Nous vous remercions pour vos précieuses remarques constructives qui vont nous permettre d'améliorer le logiciel.

Vous trouverez ci dessous quelques éléments de réponses à vos remarques, qui ne sont pas définitives et nous allons travailler un certain nombre de ces points dans les versions à venir.

Notez cependant que le logiciel est historiquement destiné au suivi de trésorerie des particuliers, et que, par nature certaines fonctionnalités manquent à l'appel par rapport à un logiciel de comptabilité professionnel.

1. debut et fin de l'année comptable (beaucoup d'assoc ont un exercice decalé sur la période scolaire)

Il n'y a pas de notion de période comptable dans le logiciel à ce jour et ce n'est actuellement pas prévu. Il sera cependant prochainement possible d'établir des budgets sur une année non civile (version 8 )

2. Ajouter Le filtre par rubrique dans l'affichage du livre de compte (quel oubli !! )

Cette remarque revient très souvent. Mais comment afficher une ligne d'opération éclatée sur plusieurs rubriques ? Doit on afficher la ligne avec toutes ses rubriques ou uniquement la ligne de ventilation correspondant à la ou les rubriques filtrées (comme dans l'état Opérations par rubriques) ?

Voir le sujet de discussion déjà abordé : http://www.bms-finances.com/forum/viewtopic.php?t=109

3. Le rapprochement n'est pas exploitable : le seul repére est le solde banque qui évolue à chaque pointage ( d'ailleur ce solde devrai être saisi manuellement à chaque rapprochement - c'est le solde du dernier relevé - et non pas calculé)

Le but est de contrôler que toutes les opérations enregistrées par la banque ont bien été saisies dans le logiciel, et à l'inverse, qu'il n'y a pas d'opérations en plus répertoriées par la banque (ex: débit frauduleux sur une carte bancaire). Le fait de pointer une opération indique qu'elle a été enregistrée par la banque. Ce rapprochement peut être fait manuellement (si vous regardez régulièrement vos comptes sur le site en ligne de votre banque par exemple) ou en automatique (par l'importation d'un fichier OFX ou QIF). Dans les deux cas, à la fin du rapprochement, le solde banque doit correspondre au solde indiqué par votre banque (dernier relevé au solde au jour J sur internet). C'est un élément de contrôle qui devient inutile s'il est saisi

4. Avec la selection du filtre "Non pointés" dans la fenêtre du livre de comptes, il faudrait aussi pouvoir trier par date ou par n° de chéque avec les titres de colonnes ( avec 2 carnets de ch. sur des écritures non triées, pas facile à pointer); il faudrai afficher les totaux dépenses et recettes filtrées et les totaux progressifs des operations affichées pointées, ce qui permettrait une comparaison permanente avec le relevé (totaux débit et crédit). . De plus , pendant tous le processus de rapprochement , toutes les écritures pointées doivent rester visibles et non pas disparaitre de la vue dés qu'elles sont pointées comme c'est le cas actuellement ( une erreur de pointage est impossible à retrouver )

Nous allons améliorer les filtres et les tris du livre de comptes dans les prochaines versions. La colonne solde progressif ne peut cependant techniquement pas être réalisée sans dégradation importantes des performances du produit

5. dans la fenetre livre de compte la colonne classe devrait être visible en permanence

Comme la ventilation en quelque sorte, c'est une idée intéressante en effet.

6. Il faudrait pouvoir mémoriser un commentaire dans la liste déroulante pour pouvoir filtrer sur celui ci
pour une association TOUTES les écritures ET leurs répatitions , si il y en a, sont ventilées en rubriques ET en classe. La saisie du champ Classe doit donc être accessible dés la premiére fenêtre de l'écriture (les abréviations sont très pratiques)


Pouvez vous nous éclairer sur ce point ?

7. Les champs de saisies pourraient être en combo box déroulantes, suffisament large pour voir la totalité, beaucoup + productives que des listes en fenêres

Vous parlez probablement de la fenêtre de saisie des lignes de ventilation rubriques/classes. Ce point doit être amélioré en effet mais pas dans la version 7

Nous allons étudier en détail vos remarques sur les états puisque la version 7 apportera un nouveau gestionnaire d'états plus pratique. La possibilité de personnaliser les colonnes ou de changer des éléments n'est pas évidente à ce jour à réaliser avec la solution technique retenue (introduite depuis la version 6.0) mais nous y travaillons

Encore merci pour vos remarques qui sont autant d'encouragement pour l'équipe de développement a continuer ses améliorations !
Le Support Technique
Tresorier
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suite

Message par Tresorier »

Bonjour ,

suite à votre réponse et pour continuer ce dialogue constructif
Vous dites
>
Notez cependant que le logiciel est historiquement destiné au suivi de trésorerie des particuliers, et que, par nature certaines fonctionnalités manquent à l'appel par rapport à un logiciel de comptabilité professionnel.
Il n'y a pas de notion de période comptable dans le logiciel à ce jour et ce n'est actuellement pas prévu. Il sera cependant prochainement possible d'établir des budgets sur une année non civile (version 8 )
>
Pourtant, dans votre manuel à la page 7, on peut lire ceci :
Dans le cadre de l’utilisation du logiciel dans le cadre professionnel, il sera naturel
de créer un dossier par société fiscale.

Même si votre cible principale est le particulier, je pense que vous auriez tort de ne pas prendre en compte les associations loi 1901. Je parle évidement des petites ,( telle que mon foyer rural ) qui n'ont pas de salariés, qui ne sont pas assujetti à la TVA ni à l'impôt, et qui ne gerent pas les investissements et les amortissements.Pas question bien sur de créer une usine à gaz, bien au contraire, il faut garder la simplicité. Votre programme correspond exactement à tous nos besoins, en particulier votre gestion des catégories, des classes et des mémos. il manque juste quelques petits "trucs" pour qu' un grand nombre d'associations puissent l'utiliser.
Il y a très peu de différence dans la gestion comptable de ces associations par rapport aux particuliers :
1 - On ne doit pas parler de revenu mais de recette, et les bénéfices deviennent des excedents : vous utilisez déjà le terme recette et vous parlez de variation, mot neutre sans rapport avec bénefice, ce qui est très bien. Il est possible aussi de rattacher toutes les catégories en crédit sur une catégorie Recette nom imputable ( la possibilité d'interdire l'affectation d'une catégorie est excellente car elle permet de crée un véritable "mini plan comptable " bien adapté avec une presentation 'pro" toute en restant très simple. une catégorie posséde 4 propriétés, (très rare) : libellé, abrev, nature et notes + rattachement, ce qui facilite énormément le changement futur de trèsorier, les notes étant d'un grand secours pour la bonne utilisation des catégories.
2 - l'année comptable doit pouvoir être décallée : ce besoin est uniquement dans le but de modifier la période prise en compte dans les rapports : quand on selectionne année en cours , il faud pouvoir selectionner une fois pour toute quand commence l'année (le 1° de n'importe quel mois, bien sur ) . Il suffit de créer 2 variables, je ne crois pas que ce soit bien compliqué. Comme je l'ai dit précedement , beaucoup de fédérations auquelles les associations sont affilliées sont callées sur l'année scolaire. Les cartes d'adhérents sont fournies par ces fédérations et sont valables pour cette période (du 1 sept au 31 aout de l'année N+1 ). c'est comme pour les agendas . on définie si la semaine commence le dimanche ou le lundi. le besoin est le même : l'année dure toujours 12 mois mais on définie le début d'année au 1/9/xx. et pour info, je n'ai jamais utiliser les budgets.
3 - pour le filtre par rubrique , il s'agit bien sur uniquement des ventilations correspondantes à la rubrique demandée. il faut donc afficher uniquement la ligne correspondante de l'opération répartie. (quicken le fait très bien dans une fenêtre séparée, mais aussi à partir de la liste des catégories)
4 - Pour le rapprochement , je persiste : il n'est pas exploitable correctement. je suis tout à fait d'accord sur le but recherché , mais pas sur la méthode : dans le cas présent , il n'y a que 2 solutions pour visualiser les opérations non pointées dans le livre de compte. (si je me trompe dites le moi) :
- l' affichage normal, ou l'on voit toutes les opérations, pointées et non pointées,
- l'affichage filtré sur "non pointées" ou ne voit dans le livre de compte que les op non pointées
dans le premier cas , comment retrouver une opération pointée par erreur pour annuler le pointage ? si on a que quelques opérations, c'est possible, mais si il y a en a beaucoup +, c'est pratiquement impossible sans reprendre les relevés précedents.
le deuxieme est + intéressent car on ne voit que les non pointées, mais le problème est le même , si on se trompe d'écriture, comment la retrouver puisque elle disparait de la fenêtre filtrée dès qu'elle est pointée ? la souris qui glisse ou le clic intempestif, ça arrive quelque fois.
Il faudrait au moins figer la fenêtre jusqu'a la fin du pointage pour garder toutes les opérations pointées dans une session de rapprochement.
en cas d'erreur , il serai + facile de la retrouver .
la méthode actuelle est peut être adaptée au rapprochement par Internet, ( pensez vous d'ailleur qu'il y a beaucoup de gens qui l'utilisent ? un petit sondage serai intéressent ) mais pas à celle du pointage manuel avec le relevé mensuel papier qui doit certainement être le + utilisé(c'est mon cas) et qui me parait le + sur. Dans les campagne "profondes" , tous les utilisateurs n'ont pas forcement Internet (si, si !! ).
Lorsque l'on fait le rapprochement à partir du relevé papier, celui ci affiche l'ancien solde, la liste des débits et la liste des crédits avec les totaux et le nouveau solde . dans le programme, le seul repére actuellement est l'évolution du solde banque,
Pourquoi ne pas afficher dans une autre fenètre que le livre de compte( ce qui faciliterai certainement) les débits et credits non pointés (juste les champs necessaires au repérage) dans deux colonnes distinctes et afficher les cumuls des op pointées ? on pourrait comparer en permanence avec le relevé.
Pour revenir à la saisie manuelle du nouveau solde banque( celui donné par le dernier relevé ) , Quicken utilise cette méthode, autrement plus pratique et plus rapide : un bouton rapprochement affiche l'ancien solde banque, demande la saisie du nouveau solde puis affiche en permanence dans une fenêtre séparée les operations sur 2 colonnes avec les cumuls des débits et des crédits pointés et l'écart entre le solde banque saisi et le solde pointé . Lorsque l'écart est à 0 le pointage est terminé et les erreurs sont très faciles à retrouver . la possibilité de trier par date ou par n° de chèque dans cette fenêtre est trés pratique. Un bouton permet de revenir dans le livre de compte sur l'opération selectionnée pour corriger une erreur de saisie et un autre de créer une nouvelle opération si elle n'existe pas. un troisieme pour valider le rapprochement et fermer la fenêtre.
( excusez de faire toujours réference à ce programme, mais je n'ai pas trouvé mieux. voir précedent message pour les raisons qui me font changer).
Lorsque je parlai des totaux progressifs , il s'agit uniquement du total des opérations en cours de pointage, pas de l'affichage d'une colonne permanente dans le livre de compte comme vous semblez l'avoir compris, bien que cette option soit très interessante : vision instantanée d'un découvert avec couleur differente pour le négatif (toujour Quicken !!). et quand aux dégradations de performances, j'ai quelques doutes : il ne s'agit pas de millions d'enregistrements et la puissance des micros à bien évolué.
5-6 - Pouvoir saisir directement dans la fenêtre Nouvelle Operation la classe ET la catégorie n'est pas indispensable , mais cela améliorerai la rapidité pour une op simple. Evidement, il faudra toujours ouvrir une nouvelle fenêtre si il y a répartition de l'op avec ventilation et classe pour toutes les lignes de répartition.
Pour la ventilation , j'ai créé, à partir du plan comptable officiel, un plan très simplifié avec uniquement des comptes 60000 (charges) et
70000 ( produits) avec des comptes adaptés à mes besoins . j'utilise 3 classes correspondant aux ateliers permanents de l'association (informatique , ping pong, théatre) + 3 classes, animations ponctuelles, fonctionnement, et autre( je ventille les op de fond de caisse dans cette classe pour ne pas fausser les dépenses et recettes ). Une grande partie des comptes doivent être mouvementés dans toutes les classes: ex : l' achat de petites fournitures d'activité est ventilé dans le compte correspondant ( 60650 ) et imputé à la classe auquelle elle est destinée. Toutes les opérations sont ainsi imputées en classe et en catégories pour avoir le suivi de chaque classe.
A ce stade, il manque encore une possibilité indispensable, celle d'extraire les opérations concernant une seule animation ponctuelle (pour faire son bilan) de la classe animation ponctuelle. c'est là qu'intervient le mémo. Il suffit de saisir le mémo adapté ( ex: Loto 2006 ) et filtrer sur ce mémo uniquement pour établir le bilan, d'ou l'utilité de pouvoir ajouter des mémos dans la liste des commentaires pour éviter la saisie récurente manuelle avec ses risques d'erreur ( le filtre exige une syntaxe parfaitement identique). On pourrait le faire avec un modéle, mais ca ne fonctionnerait pas pour les op réparties et dans ce cas précis, la répartition est indispensable . les abreviation permettent la selection rapide d'une catégorie ou d'une classe lorsque on les connait.
7 - je parlai des 2 fenetres, Nouvelle opération et répartition
8 - Dans un rapport, l'impression de toutes les années ou de tous les mois n'a pas d'intérêt. ce qui compte c'est l'année en cours, pas les précedentes. le + utile est le tableau de bord instantané totaux annuel avec les classes en colonne et les rubriques regroupées dépenses -recettes en ligne ( pour celles ci, totaux uniquement ) avec tous les totaux recettes-dépenses croisés , c'est la seule solution pour l'avoir sur 1 page, Cette disposition permet d'éviter les répétitions des catégories comme c'est la cas actuellement avec répartition annuelle par classe et catégories . J'utilise seulement 4 types de rapport chaque mois dans l'association : le soldes des compte, le jounal mensuel des Op (ancien et nouveau solde, totaux dépenses, recettes et écart) le tableau de bord récapitulatif sur une page déjà cité, et bilan d' animation ponctuelle (dépenses, recettes, écart et % du total de chaque catégorie) . d'ou la necessité d'avoir sur tous les rapports les 3 totaux concernés, dépenses, recettes et écart ( excedent ou perte - je peux vous envoyer des modéles)
Il n'est peut être aussi pas nécessaire de prévoir une quantité de rapports imprimés. Voir un camembert, un graphe ou une courbe , c'est très parlant, mais ont-t-ils besoin d'être imprimés? la visualisation dans une fenêtre autonome suffirait certainement et serait probablement beaucoup plus simple à mettre en oeuvre.( sondage ?) (Quicken... GREEE !!!! encore lui ! peut ouvrir une quantité impressionnante de fenêtres (les Quickzoom) d'infos , d'états ou de graphes - avec bouton d'impression directe - sur un simple clic ) . Du calme.. j'ai terminé, à bientôt !
Merçi de m'avoir lu jusqu'au bout et bon courage. Un super programme fait par une société française, c'est quand même chouette.
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